Product Documentation

9. Asset Management

Introduzione


HelpdeskAdvanced gestisce gli Asset (software e hardware) rilevati all’interno di un’organizzazione, per i quali vengono erogati i servizi, si aprono segnalazioni, si richiedono interventi.

Un Asset è un'entità identificata da un codice (Numero di Serie, Matricola, numero inventariale), da caratteristiche e proprietà e informazioni tecnico - commerciali. Alcuni esempi di Asset sono:

  • Server
  • PC
  • Modem;
  • Monitor;
  • Schede di rete;
  • Telefonia e Asset correlati;
  • Conti correnti;
  • Soluzioni software;
  • Parco auto
  • Stampanti
  • Dispositivi mobile
  • ecc.

Un Asset può essere un aggregato di dispositivi, come ad esempio una postazione di lavoro.

 

Nota Navigazione

L’Asset Management è attivabile mediante due diversi menù: menù orizzontale sempre attivo e menù verticale a scomparsa, attivo o meno sulla base del ruolo dell'utente. Questo secondo menù offre un accesso ad una serie più ampia di possibili operazioni sugli Asset. Il menù orizzontale permette di avere disponibili una serie di funzioni principali per la visione e gestione base degli Asset.

Asset Management


Per visualizzare la lista degli Asset, modificare o inserire nuovi Asset, cliccare sul Tab Asset del menù principale orizzontale. Tale funzione è disponibile agli utenti che hanno opportuni privilegi.

Nuovo asset

Cliccando sul bottone [Nuovo] si può inserire un nuovo Asset, con tutti i relativi dettagli, tecnico – economici. Gli Asset possono essere classificati per categoria e per ciascuna categoria è possibile configurare apposite sezioni e campi di informazione. Ad esempio: per la tipologia di Asset Monitor, avremo una sezione "Monitor" con i due campi di input: modello, pollici.

I campi obbligatori per la creazione di un Asset sono la descrizione e lo stato, che danno indicazioni circa la situazione iniziale dell'Asset:

Oltre alla descrizione completa, è possibile collegare un Asset ad uno dei servizi gestiti e classificati in HelpdeskAdvanced.

Nella sezione Assegnazione è possibile identificare il Sito (Il cliente) e un contatto di riferimento a cui l'Asset appartiene.

La sezione Codici / Identificazione consente di identificare univocamente l'Asset mediante serial number o codici identificativi.

La compilazione del campo Parent Asset consente di collegare tra loro gli Asset. Cliccando sulla lente, si apre la lista di tutti gli Asset già classificati e selezionandone uno si determina il collegamento.

Un esempio per comprendere questo concetto é il seguente: un Asset potrebbe essere una postazione di lavoro. Questo Asset è collegato ad altri Asset: telefono, pc, monitor, SIM, ecc..

Dettaglio Asset

L’interfaccia di HelpdeskAdvanced permette, inoltre, di visualizzare tutte le informazioni riferite all’Asset insieme ad una serie specifica di funzioni. Per accedere al dettaglio, effettuare un doppio click sull’Asset interessato all’interno dell’elenco.

La schermata relativa al singolo Asset, mostra tutti i dati di dettaglio. Sulla sinistra, è presente un menù, mediante il quale è possibile:

  1. Inserire e gestire altri componenti e Asset correlati . Per il singolo Asset è infatti possibile sapere:
    • Eventuali componenti (ES. PC, scheda video)

 

    • Asset correlati, ossia Asset collegati tra loro come nel caso delle postazione di lavoro - PC
    • Prodotti: Un Asset può essere una Stampante. I prodotti saranno tutti i prodotti fisici, i software, le varie stampanti con i loro marchi e caratteristiche e numeri di serie.

2. Gestire le segnalazioni legate all’Asset


 

 

 

 

 

 

 

All’interno del menù Asset c’è il collegamento diretto con i ticket aperti o che è possibile aprire direttamente dall’Asset selezionato. In particolare è disponibile la lista di tutti i ticket che sono stati aperti su quel particolare Asset:

Dettaglio CMDB

Dalla schermata dell’Asset, è possibile accedere alla funzionalità CMDB

Il CMDB o Configuration Management Database è una visualizzazione grafica delle relazioni che esistono tra i CI o Configuration Item presenti all’interno dell’infrastruttura IT.  I CI sono, nello specifico, Asset, Servizi, Utenti, Siti, Infrastruttura.

A partire da queste relazioni, il CMDB consente di valutare l’impatto che un ticket, sia esso interruzione di servizio o altro, ha su Configuration Item.

In modo semplice, chiaro e immediato questa funzione dà visibilità delle relazioni che un Asset ha all’interno dell’infrastruttura gestita in HelpdeskAdvanced. Cliccando su [Dettaglio CMDB] , sul lato sinistro della schermata specifica di un Asset, vengono riepilogate le relazioni con servizi, utenti e altro.

 

Segnalazioni ed asset

Quando si apre una segnalazione è possibile associarla ad uno specifico Asset. Ciò consente di analizzare e monitorare i malfunzionamenti degli Asset che più frequentemente registrano richieste di assistenza.

All'apertura della finestra di selezione, identificata dall'etichetta (2) nell'immagine, HelpdeskAdvanced presenta l'elenco degli Asset censiti all'interno della piattaforma. Una volta selezionato, in modifica, è possibile vedere il dettaglio dell'Asset cliccando sul bottone identificato dall'etichetta (1) nell'immagine.

La form dei dati che definisce un Asset potrebbe essere personalizzata con campi specifici. Si tratta delle caratteristiche aggiuntive che possono essere inserite all’interno della schermata dell’Asset per completarne la descrizione e registrazione all’interno della piattaforma HelpdeskAdvanced.

Nota

Caratteristiche aggiuntive

Una Caratteristica aggiuntiva è un campo inserito in fase di configurazione, secondo le necessità e le esigenze dell’azienda utilizzatrice di HelpdeskAdvanced

Non essendo tali campi previsti di default, il presente manuale non può fornire indicazioni in merito. Fare riferimento al supervisore del sistema per le informazioni necessarie.

Le Caratteristiche aggiuntive sono posizionate, all’interno di HelpdeskAdvanced, all’interno delle varie interfacce, secondo gli accordi presi con il supervisore del sistema. Queste quindi possono apparire o meno a seconda della tipologia di servizio a cui il ticket fa riferimento.

 

Asset attivi


La gestione completa e strutturata di tutte le informazioni connesse agli Asset, è raggiungibile, con gli opportuni privilegi, dal menù laterale a scomparsa. In questa area, oltre alla gestione degli Asset, sono presenti funzioni varie ed utility per avere informazioni complessive e complete su tutto ciò che è connesso con l'Asset (ticket, utenti, siti ecc.)

 

Gli Asset attivi sono tutti quelli che sono gestiti dall'applicazione e che sono in attività. Sono identificati da:

  • Nome
  • Sito
  • Descrizione
  • Eventuale servizio associato
  • Serial Number
  • Stato

 

Si possono applicare filtri specifici, creare report e inserire in anagrafica nuovi Asset. In questo caso, si deve selezionare una categoria tra quelle definite nell'anagrafica delle categorie.

Dettaglio asset

Anche in questo caso, cliccando su un Item della lista Asset si accede al dettaglio e al relativo menù funzionale, spiegato in dettaglio nel precedente paragrafo.

Tutti gli asset


Questa voce di menù permette di accedere alla lista di tutti gli Asset gestiti all’interno della piattaforma, includendo gli asset non più attivi, ma disponibili (ad esempio un monitor in magazzino, una stampante non più collegata, ma attiva ecc.). Le funzioni attive sono le stesse già spiegate nel precedente paragrafo. Anche questa interfaccia ha la possibilità di attivare filtri, accedere al dettaglio di un Asset e gestire tutte le sue correlazioni con altri Asset, prodotti, ticket ecc. Dal punto di vista operativo, ciò che differenzia un Asset attivo da uno non attivo è il valore del campo Stato: vi sono alcuni valori che sono riferiti ad Asset attivi ed altri ai non attivi (definiti nella configurazione di base).

 

Nota

HelpdeskAdvanced consente l'integrazione con software di inventory di terze parti. Questi software verificano ad intervalli regolari la lista degli Asset presenti all’interno di una rete aziendale. In questo caso, è il suddetto software che identifica gli Asset attivi. In alternativa, l’attività di inventario può essere manuale.